راهنمای تصویری سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی
به‌روزرسانی: مرداد ۱۴۰۵
آموزش تصویری ثبت ادعا در سامانه کاتب؛ گام‌به‌گام از نقشه تا گواهی اقدام
تمام مراحل ثبت ادعای مالکیت، از درخواست تهیه نقشه و دریافت کد رهگیری تا بارگذاری قولنامه، ثبت نهایی و درج گواهی اقدام را با تصاویر واقعی سامانه دنبال کنید.
خلاصه مسیر: ثبت ادعا در سامانه کاتب یک فرم کوتاه و یک‌مرحله‌ای نیست. متقاضی ابتدا باید برای ملک، نقشه و کد رهگیری معتبر تهیه کند؛ سپس اطلاعات ملک، مدعی، منشأ حق، قراردادها و سابقه تصرف را وارد کند. پس از کنترل نهایی، کد رهگیری و گواهی درج ادعا صادر می‌شود. در مرحله بعد نیز اقدام قانونی متناسب باید انجام و گواهی آن در سامانه درج شود.
پیش از ورود به سامانه چه چیزهایی آماده کنیم؟
شروع کار بدون آماده‌کردن مدارک معمولاً باعث ناقص‌ماندن درخواست یا انتخاب اشتباه نوع ادعا می‌شود. پیش از ورود، وضعیت حقوقی ملک و منشأ ادعا را روشن کنید و مدارک را به‌صورت فایل‌های خوانا و منظم در دسترس قرار دهید.
پیش‌نیازهای هویتی
شماره همراه به نام متقاضی، امکان ورود و احراز هویت، مشخصات کامل اشخاص مرتبط و برای اشخاص حقوقی، اطلاعات مدیر یا صاحب امضای مجاز.
مدارک ملک
کد پستی و نشانی دقیق، اطلاعات پلاک ثبتی در صورت دسترسی، اسناد موجود، قولنامه‌ها و مدارکی که محل و حدود ملک را نشان می‌دهد.
مدارک منشأ ادعا
مبایعه‌نامه، قولنامه، صلح‌نامه، هبه‌نامه، گواهی انحصار وراثت، رأی دادگاه یا هر سندی که منشأ حق را اثبات می‌کند.
اطلاعات زنجیره انتقال
مشخصات فروشندگان و خریداران قبلی، قراردادهای واسطه و دلایل پرداخت، تحویل یا تصرف؛ به‌ویژه وقتی فروشنده مستقیم، مالک رسمی نیست.
دریافت کد رهگیری نقشه
بر اساس راهنمای سامانه، نخستین بخش عملی کار دریافت کد رهگیری نقشه است. این کد، نقشه تهیه‌شده برای محدوده ملک را به پرونده ادعا متصل می‌کند.
گام اول: ورود به صفحه اصلی کاتب
به نشانی kateb.ir وارد شوید و پس از ورود به حساب کاربری، صفحه خدمات سکوی کاتب را باز کنید.
گام دوم: ورود به بخش املاک و کاداستر
برای سفارش نقشه، وارد بخش «املاک و کاداستر» شوید و خدمت «درخواست تهیه نقشه» را انتخاب کنید. توجه کنید که این مرحله با ورود به بخش «قانون الزام» متفاوت است؛ بخش قانون الزام برای ثبت خود ادعا استفاده می‌شود.
گام سوم: ثبت درخواست جدید نقشه
گزینه «ثبت درخواست جدید» را بزنید. طبق سند راهنما، فرایند درخواست نقشه برای اشخاص حقیقی و حقوقی در این قسمت یکسان طراحی شده است.
گام چهارم: تعیین نشانی و موقعیت ملک
فیلدهای ستاره‌دار را کامل کنید. با درج کد پستی، نشانی ملک بازیابی می‌شود؛ سپس محل تقریبی ملک را روی نقشه مشخص کنید تا اطلاعات مکانی برای نقشه‌بردار ارسال شود. انتخاب اشتباه موقعیت می‌تواند ادامه فرایند را با مغایرت مواجه کند.
گام پنجم: انتخاب گروه نقشه‌بردار و اشخاص مجاز
گروه نقشه‌بردار را انتخاب و در صورت نیاز توضیح لازم را درج کنید. اگر چند نفر باید بتوانند از یک نقشه استفاده کنند، مشخصات آن‌ها را در قسمت «اشخاص مجاز برای استفاده از نقشه» اضافه کنید. این امکان برای املاک مشترک یا پرونده‌هایی که چند مدعی مرتبط دارند اهمیت دارد.
گام ششم: پیگیری درخواست و دریافت کد نقشه
پس از ثبت درخواست، مشخصات نقشه‌بردار تخصیص‌یافته از طریق پیامک اعلام می‌شود. بعد از انجام عملیات و آماده‌شدن نقشه، دوباره به کاتب مراجعه کنید و کد رهگیری نقشه را از بخش پیگیری درخواست‌ها بردارید.
شروع ثبت ادعای جدید
گام هفتم: ورود به «قانون الزام» و انتخاب ادعای مالکیت
از صفحه اصلی کاتب وارد بخش «قانون الزام» و سپس خدمت «ادعای مالکیت» شوید. در این صفحه می‌توانید ادعای جدید ثبت کنید یا ادعاهای قبلی را پیگیری کنید.
اگر از طرف شخص حقوقی اقدام می‌کنید، گزینه مربوط به نمایندگی شخص حقوقی را فعال و شناسه ملی را وارد کنید. طبق راهنمای رسمی، ثبت ادعای شخص حقوقی باید توسط بالاترین مقام یا صاحب امضایی انجام شود که اطلاعات او در پایگاه اشخاص حقوقی سازمان ثبت موجود است؛ در صورت قدیمی‌بودن اطلاعات، ابتدا باید اطلاعات ثبتی شخص حقوقی به‌روزرسانی شود.
گام هشتم: واردکردن کد رهگیری نقشه
کد رهگیری نقشه‌ای را که در مرحله قبل دریافت کرده‌اید وارد و گزینه ارسال را انتخاب کنید. کد باید مربوط به همان ملک و در صورت وجود محدودیت استفاده، برای شخص ثبت‌کننده مجاز باشد.
تأیید نقشه و ثبت اطلاعات ملک
گام نهم: بازبینی اطلاعات نقشه
اطلاعاتی که نقشه‌بردار وارد کرده است نمایش داده می‌شود. مساحت، موقعیت، نشانی، مشخصات توصیفی و محدوده ترسیم‌شده را با مدارک و تصرف واقعی تطبیق دهید. اگر مغایرت وجود دارد، «نیاز به اصلاح» را انتخاب و توضیح دقیق ثبت کنید؛ در غیر این صورت نقشه را تأیید کنید.
گام دهم: ثبت اطلاعات توصیفی ملک
پس از تأیید نقشه، نوع ملک و اطلاعات توصیفی آن را وارد کنید. فیلدهای اجباری با ستاره مشخص شده‌اند. اگر استان یا شهرستان انتخابی با اطلاعات نقشه‌بردار متفاوت باشد، سامانه هشدار می‌دهد؛ بی‌تفاوت از هشدار عبور نکنید و ابتدا علت مغایرت را کنترل کنید.
گام یازدهم: کنترل حدود اربعه و منضمات
حدود اربعه ثبت‌شده توسط نقشه‌بردار قابل مشاهده است. اگر موردی ناقص یا مغایر است، توضیح خود را در کادر مربوط وارد کنید. در مورد آپارتمان نیز پارکینگ، انباری و سایر منضمات را جداگانه تعریف کنید؛ اگر ملک منضم ندارد، از این مرحله عبور کنید.
ثبت اطلاعات مدعی یا نماینده قانونی
گام دوازدهم: تعیین شخص مدعی
در صفحه اطلاعات مدعی، شخصی را که حق مورد ادعا متعلق به اوست انتخاب کنید. اگر برای خودتان اقدام می‌کنید گزینه «خودم» را بزنید؛ اطلاعات هویتی بازیابی‌شده معمولاً قابل ویرایش نیست.
گام سیزدهم: اقدام توسط نماینده قانونی
اگر به نمایندگی اقدام می‌کنید، مشخصات مدعی، نوع ارتباط و اطلاعات نمایندگی را تکمیل و مدرک نمایندگی را بارگذاری کنید. عنوان نمایندگی باید با سند ارائه‌شده سازگار باشد؛ برای مثال وکالت، ولایت، قیمومت یا سمت شخص حقوقی هرکدام مستند متفاوت دارد.
ثبت سابقه اقدامات، منشأ حق و مدارک
گام چهاردهم: اعلام اقدامات قبلی
سامانه می‌پرسد آیا پیش از این در مرجع دیگری درباره ملک اقدام کرده‌اید. اگر دادخواست، پرونده ثبتی، درخواست هیئت تعیین تکلیف، اجرای حکم یا اقدام مرتبطی داشته‌اید، گزینه «داشته‌ام» را انتخاب و اطلاعات آن را دقیق وارد کنید. در صورت نبود سابقه، گزینه «نداشته‌ام» را بزنید.
گام پانزدهم: تعیین نوع ادعا و نوع مالکیت
نوع ادعا، میزان سهم، تعلق حق به عرصه یا اعیان و مستندات منشأ ادعا را انتخاب کنید. انتخاب نوع ادعا باید دقیقاً با وضعیت حقوقی پرونده سازگار باشد. برای مثال «مالکیت عین» با «مالکیت منافع» یا «حق ارتفاق» یکسان نیست و مدارک هرکدام آثار متفاوتی دارند.
در سند راهنما، فرم‌های جداگانه‌ای برای این مستندات پیش‌بینی شده است:
معاملات
مبایعه‌نامه یا قولنامه، صلح‌نامه، هبه‌نامه، تعهد به بیع و سایر اعمال حقوقی عادی.
ارث و وصیت
گواهی انحصار وراثت و وصیت‌نامه، همراه با مشخصات اشخاص و مستندات مربوط.
حقوق خاص
وقف‌نامه، صداق، ایقاع، عقد رهن و اجاره به شرط تملیک بیش از دو سال.
ساختمان
پیش‌فروش ساختمان و مدارک مرتبط با واحد، پروانه، طرفین و منضمات.
گام شانزدهم: تکمیل فرم قرارداد و زنجیره انتقال
برای هر مدرکی که انتخاب می‌کنید، فرم مربوط ظاهر می‌شود. در نمونه مبایعه‌نامه یا قولنامه باید تاریخ و مشخصات قرارداد، خریداران، فروشندگان و فایل مدارک ثبت شود. اگر انتقال‌ها زنجیره‌ای است، فقط آخرین قرارداد را بارگذاری نکنید؛ پیوستگی انتقال از مالک یا منشأ اولیه تا مدعی باید قابل فهم باشد.
گام هفدهم: ثبت سابقه تصرف
پس از تکمیل مستندات، وضعیت و سابقه تصرف ملک پرسیده می‌شود. پاسخ باید مطابق واقع و قابل پشتیبانی با مدارک باشد. اگر ملک در تصرف شما نیست، صرفاً برای عبور از مرحله گزینه خلاف واقع انتخاب نکنید.
بازبینی، ثبت نهایی و دریافت گواهی
گام هجدهم: کنترل نهایی همه اطلاعات
در صفحه نهایی، اطلاعات نقشه، ملک، مدعی و مستندات نمایش داده می‌شود. پیش از پذیرش مسئولیت و زدن دکمه ثبت نهایی، این موارد را دوباره کنترل کنید:
- نقشه مربوط به همان ملک و محدوده مورد ادعا باشد.
- نوع حق، عرصه یا اعیان و میزان سهم درست انتخاب شده باشد.
- نام و مشخصات تمام خریداران، فروشندگان و واسطه‌های انتقال درج شده باشد.
- تاریخ قراردادها و ترتیب زنجیره انتقال با فایل‌ها تطبیق داشته باشد.
- فایل اسناد خوانا، کامل و شامل صفحات امضا و پیوست‌های لازم باشد.
- اطلاعات سابقه اقدام و تصرف مطابق واقع ثبت شده باشد.
پس از ثبت موفق، کد یکتای رهگیری ادعا صادر می‌شود و امکان دریافت «گواهی درج ادعا» فراهم خواهد شد. کد رهگیری را همراه با نسخه گواهی و فایل‌های بارگذاری‌شده نگه دارید. اگر پلاک ثبتی قبلاً وارد نشده باشد، سامانه می‌تواند پس از ثبت نهایی برای شناسایی پلاک استعلام سیستمی انجام دهد.
درج گواهی اقدام پس از ثبت ادعا
از فهرست ادعاهای نهایی‌شده، گزینه «گواهی اقدام» را انتخاب کنید. سپس مرجع اقدام، شماره و تاریخ پرونده یا گواهی، تاریخ تشکیل پرونده، نشانی کامل مرجع و مدرک مربوط را وارد و ثبت کنید.
مرجع اقدام برای همه پرونده‌ها یکسان نیست. بسته به وضعیت، ممکن است دفتر اسناد رسمی، اداره ثبت، هیئت تعیین تکلیف، دادگاه یا مرجع دیگری صالح باشد. انتخاب دعوای اشتباه یا ثبت یک اقدام نامرتبط لزوماً تکلیف ماده ۱۰ را انجام نمی‌دهد.
برای جزئیات حقوقی این مرحله، راهنمای بعد از ثبت ادعا چه باید کرد؟ را بخوانید. آن مقاله مشخص می‌کند با توجه به وضعیت ملک، چه اقدام ثبتی یا قضایی ممکن است لازم باشد.
اشتباهات مهم هنگام ثبت ادعا
| اشتباه | پیامد احتمالی | راه پیشگیری |
|---|---|---|
| انتخاب نقشه یا محدوده اشتباه | مغایرت ادعا با ملک واقعی و نیاز به اصلاح | تطبیق کد پستی، نشانی، مساحت، مختصات و حدود با مدارک |
| ثبت فقط آخرین قولنامه | ناقص‌ماندن زنجیره انتقال | ثبت قراردادهای واسطه و مشخصات تمام انتقال‌دهندگان مرتبط |
| انتخاب نادرست نوع حق | عدم انطباق ادعا و مدارک یا اقدام بعدی نامناسب | تفکیک مالکیت عین، منافع، حق انتفاع، حق ارتفاق، عرصه و اعیان |
| ثبت اطلاعات نمایندگی بدون مدرک | نقص پرونده یا عدم احراز سمت | بارگذاری وکالت‌نامه، قیم‌نامه یا مدرک سمت معتبر |
| تأیید عجولانه اطلاعات نقشه‌بردار | ثبت مشخصات نادرست ملک در ادعا | استفاده از گزینه نیاز به اصلاح و توضیح دقیق مغایرت |
| فراموش‌کردن اقدام قانونی بعدی | از دست‌رفتن آثار حمایتی ثبت ادعا پس از مهلت | تعیین مسیر ثبتی یا قضایی و درج گواهی اقدام در موعد مقرر |
پرسش‌های متداول
آیا بدون کد رهگیری نقشه می‌توان ادعا را ثبت کرد؟
بر اساس فرایند فعلی، ابتدا باید نقشه ملک تهیه و کد رهگیری آن دریافت شود؛ سپس با همان کد، ثبت ادعای جدید آغاز می‌شود.
اگر اطلاعات نقشه اشتباه باشد چه کنیم؟
در مرحله بازبینی، گزینه «نیاز به اصلاح» را انتخاب و مغایرت را دقیق توضیح دهید تا پرونده برای اصلاح به نقشه‌بردار بازگردد.
آیا شخص دیگری می‌تواند از نقشه من استفاده کند؟
سامانه امکان افزودن «اشخاص مجاز برای استفاده از نقشه» را پیش‌بینی کرده است. مشخصات شخص باید در همان بخش افزوده شود.
برای شخص حقوقی چه کسی باید ادعا را ثبت کند؟
طبق سند راهنما، بالاترین مقام یا صاحب امضایی که اطلاعات او در پایگاه اشخاص حقوقی سازمان ثبت موجود است باید اقدام کند؛ اطلاعات قدیمی ابتدا باید اصلاح شود.
اگر قبلاً درباره ملک دادخواست داده باشیم چه می‌شود؟
در بخش سابقه اقدامات قبلی، مشخصات پرونده و مرجع اقدام را درج کنید. وجود پرونده قبلی باید با نوع ادعا و اقدام قانونی مورد نیاز تطبیق داده شود.
آیا کد رهگیری ادعا به‌معنای مالک‌شدن است؟
خیر. کد رهگیری فقط ثبت اطلاعات و ادعا را نشان می‌دهد و جای سند رسمی، رأی قطعی یا رسیدگی مرجع صالح را نمی‌گیرد.
پس از ثبت نهایی چه کاری لازم است؟
بسته به پرونده باید اقدام قانونی متناسب مانند تنظیم سند رسمی، طرح دعوا یا مراجعه به مرجع ثبتی انجام و گواهی آن در سامانه درج شود.
مطالب مرتبط
قبل از ثبت نهایی، مدارک را یک‌بار حقوقی بررسی کنید
نوع حق، زنجیره انتقال، نقشه ملک و اقدام قانونی بعدی باید با یکدیگر سازگار باشند. اصلاح این موارد پیش از ثبت نهایی ساده‌تر از پیگیری ادعای ناقص است.
این مطلب راهنمای عمومی استفاده از سامانه است و جایگزین بررسی اختصاصی اسناد، وضعیت ثبتی، صلاحیت مرجع و مهلت قانونی هر پرونده نیست.