ثبت ادعا برای اشخاص حقوقی و شرکت‌ها در سامانه کاتب
راهنمای شرکت‌ها، مؤسسات و مدیران دارای حق امضا
به‌روزرسانی: مرداد ۱۴۰۵چه کسی باید به نام شرکت وارد سامانه شود؟ شناسه ملی، سمت مدیر، حق امضا و مدارک نمایندگی چگونه بررسی می‌شوند و اگر اطلاعات شرکت قدیمی باشد چه باید کرد؟
ورود به سکوی کاتبدرخواست بررسی اسناد شرکتپاسخ کوتاه: اگر حق ثبت‌نشده نسبت به ملک متعلق به یک شرکت، مؤسسه یا شخص حقوقی است، ادعا باید به نام همان شخص حقوقی ثبت شود؛ نه به نام مدیرعامل، سهام‌دار یا کارمند. طبق راهنمای رسمی سامانه، در ابتدای فرایند باید گزینه نمایندگی شخص حقوقی انتخاب و شناسه ملی آن وارد شود. ثبت ادعا نیز باید توسط بالاترین مقام یا صاحب امضایی انجام شود که اطلاعات او در پایگاه اشخاص حقوقی سازمان ثبت وجود دارد.
چه زمانی شخص حقوقی باید ادعای ملکی خود را ثبت کند؟
حقوقی‌بودن مالک به‌تنهایی موجب الزام به ثبت ادعا نیست. ابتدا باید بررسی شود حق مورد نظر در سند رسمی به نام چه شخصی ثبت شده و شرکت دقیقاً چه حقی را مطالبه می‌کند. سامانه ماده ۱۰ برای ادعاهایی اهمیت دارد که سند رسمی منطبق با حق شرکت ندارند؛ مانند مالکیت ناشی از قرارداد عادی، منافع بیش از دو سال یا حق ارتفاقی که رسمی نشده است.
| وضعیت ملک یا حق شرکت | آیا معمولاً ثبت ادعا مطرح است؟ | توضیح |
|---|---|---|
| سند رسمی ملک به نام شرکت صادر شده است | برای همان مالکیت رسمی، اصولاً ثبت ادعای مجدد لازم نیست. | فقط حق یا اختلاف دیگری که در سند منعکس نشده، جداگانه بررسی می‌شود. |
| شرکت با مبایعه‌نامه یا قولنامه خریده ولی سند به نام دیگری است | بله، حق شرکت فاقد سند رسمی منطبق است و می‌تواند موضوع ثبت ادعا باشد. | تمام زنجیره قراردادها و مشخصات فروشندگان باید قابل پیگیری باشد. |
| شرکت نسبت به منافع بیش از دو سال یا حق ارتفاق ادعا دارد | در صورت وجود شرایط ماده ۱۰، ثبت ادعا مطرح می‌شود. | نوع حق، مدت، محدوده و مستند ایجاد آن باید دقیق درج شود. |
| مدیرعامل شخصاً ملکی خریده و قرارداد به نام اوست | صرف پرداخت هزینه از حساب شرکت، ادعا را خودکار متعلق به شرکت نمی‌کند. | طرف قرارداد، منشأ پرداخت، قصد طرفین و اسناد مالی و شرکتی باید بررسی شود. |
| شرکت فقط مستأجر کوتاه‌مدت یا بهره‌بردار قراردادی است | هر استفاده‌ای از ملک، ادعای مشمول سامانه ایجاد نمی‌کند. | باید میان مالکیت، منافع، اجاره، اذن در استفاده و حق ارتفاق تفکیک شود. |
برای تشخیص اصل شمول، راهنمای چه کسانی باید در سامانه ثبت ادعا نام‌نویسی کنند؟ را نیز مطالعه کنید.
در ادعای شرکتی، مدعی چه کسی است؟
شخص حقوقی دارای هویت و دارایی مستقل است. بنابراین اگر قرارداد خرید، رأی، تصرف یا حق مورد استناد متعلق به شرکت باشد، نام و شناسه ملی شرکت باید به‌عنوان مدعی درج شود. مدیرعامل، عضو هیئت‌مدیره یا صاحب امضا، شخصی است که به نمایندگی از شرکت فرایند را انجام می‌دهد.
مدعی
شرکت، مؤسسه، تعاونی، نهاد یا شخص حقوقی‌ای که حق ملکی به آن تعلق دارد و اسناد منشأ ادعا به نام یا به سود آن تنظیم شده است.
ثبت‌کننده یا نماینده
شخص حقیقی دارای سمت و اختیار معتبر که احراز هویت می‌شود و اطلاعات و مدارک ادعای شخص حقوقی را در سامانه وارد می‌کند.
چه کسی می‌تواند ادعای شرکت را در سامانه ثبت کند؟
سند راهنمای رسمی سامانه تصریح می‌کند ثبت ادعای اشخاص حقوقی باید توسط «بالاترین شخص یا صاحب امضای مجموعه حقوقی» انجام شود که اطلاعات او در پایگاه اشخاص حقوقی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور وجود دارد. در نتیجه صرف دسترسی به اسناد شرکت یا داشتن یکی از عناوین سازمانی، مجوز فنی و حقوقی کافی برای ثبت نیست.
چه کسانی صرفاً با عنوان خود مجاز محسوب نمی‌شوند؟
- سهام‌دار یا شریک شرکت که سمت اجرایی یا حق امضای ثبت‌شده ندارد؛
- عضو هیئت‌مدیره‌ای که مطابق آخرین تغییرات، صاحب امضای مجاز نیست؛
- حسابدار، مدیر مالی، مسئول اداری یا کارمند شرکت؛
- مدیری که مدت سمت او پایان یافته یا تغییر او هنوز به ثبت نرسیده است؛
- شخصی که فقط نام کاربری، رمز یا تلفن همراه مدیر را در اختیار دارد؛
- مدیر شعبه، زمانی که اختیار او برای این اقدام و هویت مالک ادعا روشن نیست.
آیا وکیل شرکت می‌تواند ثبت ادعا را انجام دهد؟
وکالت‌نامه معتبر می‌تواند سمت وکیل برای اقدام به نام شرکت را اثبات کند، اما باید دو موضوع جداگانه کنترل شود:
- صدور معتبر وکالت: وکالت باید از سوی شخص یا اشخاصی صادر شده باشد که مطابق آخرین اطلاعات ثبت‌شده، اختیار امضای اسناد و اعطای وکالت از طرف شرکت را دارند.
- پذیرش فنی سامانه: در ابتدای فرایند، سامانه شناسه ملی شرکت و ارتباط شخص واردشونده با پایگاه اشخاص حقوقی را بررسی می‌کند. بنابراین وجود وکالت‌نامه به‌تنهایی تضمین نمی‌کند هر شخصی بتواند کنترل سیستمی مرحله نخست را پشت سر بگذارد.
روش کم‌ریسک این است که ابتدا صاحب امضای ثبت‌شده شرکت، امکان ورود و شناسایی شرکت را بررسی کند و سپس بر اساس امکانات همان پرونده، اطلاعات و مدرک وکیل یا نماینده درج شود. متن وکالت‌نامه نیز باید اختیار ثبت ادعا، ارائه مدارک، پیگیری، اصلاح اطلاعات و انجام اقدامات ثبتی یا قضایی بعدی را متناسب با نیاز شرکت پوشش دهد.
اگر اطلاعات مدیران یا صاحبان امضا به‌روز نباشد چه کنیم؟
طبق راهنمای سامانه، اگر اطلاعات بالاترین سمت یا افراد دارای حق امضا در پایگاه اشخاص حقوقی سازمان ثبت به‌روز نباشد، شخص حقوقی باید برای اصلاح اطلاعات از طریق مراجعه یا مکاتبه با سازمان ثبت‌کننده اقدام کند. این مغایرت با تغییر دستی نام مدیر در فرم ادعای ملکی برطرف نمی‌شود.
- آخرین وضعیت شرکت را بررسی کنید: شناسه ملی، وضعیت فعالیت، آخرین مدیران و صاحبان امضا را با مدارک شرکت تطبیق دهید.
- صورت‌جلسات ثبت‌نشده را تعیین تکلیف کنید: اگر تغییر مدیر، هیئت‌مدیره یا حق امضا هنوز ثبت نشده، فرایند ثبت تغییرات را تکمیل کنید.
- مرجع ثبت‌کننده را شناسایی کنید: برای شرکت تجاری، مؤسسه، تعاونی، نهاد عمومی یا سایر اشخاص حقوقی، مرجع نگهدارنده اطلاعات ممکن است متفاوت باشد.
- پس از انعکاس اطلاعات دوباره وارد شوید: قبل از ایجاد درخواست‌های تکراری، اجازه دهید اطلاعات اصلاح‌شده در پایگاه مرتبط منعکس شود و سپس شناسایی شرکت را آزمایش کنید.
مدارک لازم برای ثبت ادعای ملکی شرکت
مدارک هر پرونده به نوع شخص حقوقی و منشأ ادعا بستگی دارد. فهرست زیر یک چک‌لیست عملی است و وجود همه موارد در تمام پرونده‌ها الزامی نیست:
هویت شرکت
شناسه ملی، آگهی تأسیس، اساسنامه و آخرین مدرک معتبر وضعیت شخص حقوقی.
سمت و حق امضا
آخرین آگهی تغییرات، صورت‌جلسه مدیران و سندی که شخص یا اشخاص مجاز به امضا را نشان دهد.
نمایندگی
وکالت‌نامه، معرفی‌نامه یا مدرک سمت متناسب با نوع شخص حقوقی و حدود اختیار ثبت‌کننده.
منشأ حق شرکت
مبایعه‌نامه، صلح‌نامه، رأی، سند رسمی قبلی، قرارداد واگذاری، اسناد پرداخت و زنجیره انتقال.
مشخصات ملک
نشانی، کد پستی، پلاک ثبتی در صورت دسترسی و اطلاعات عرصه، اعیان، واحد یا حق مورد ادعا.
نقشه و کد رهگیری
نقشه دارای مختصات جغرافیایی تهیه‌شده از مسیر مجاز و کد رهگیری نقشه تأییدشده.
اقدامات قبلی
شماره و مدارک پرونده‌های قضایی، ثبتی، اجرایی یا اداری مرتبط با همان ملک و همان حق.
اسناد تکمیلی
مدارک تصرف، تحویل، پرداخت ثمن، مکاتبات، مجوزها یا دفاتر مالی مؤثر بر اثبات ادعا.
مراحل ثبت ادعا برای شخص حقوقی در سامانه کاتب
- مشمول‌بودن حق را بررسی کنید: مشخص کنید شرکت مدعی مالکیت، منافع بیش از دو سال یا حق ارتفاق است و چرا سند رسمی منطبق ندارد.
- هویت مدعی را قطعی کنید: قراردادها و اسناد باید روشن کنند حق متعلق به شرکت است یا مدیر، شریک، شرکت مادر یا شخص دیگری.
- صاحب امضای مجاز را مشخص کنید: اطلاعات او را با آخرین وضعیت ثبت‌شده شخص حقوقی تطبیق دهید.
- از بخش قانون الزام وارد شوید: در کاتب، «ادعای مالکیت» و سپس ثبت ادعای جدید را انتخاب کنید.
- نمایندگی شخص حقوقی را اعلام کنید: پاسخ سؤال مربوط را «بله» انتخاب و شناسه ملی شرکت را وارد کنید.
- کد رهگیری نقشه را وارد و نقشه را بازبینی کنید: موقعیت، مساحت، نشانی و حدود را پیش از تأیید کنترل کنید.
- شرکت را به‌عنوان مدعی انتخاب کنید: مشخصات نماینده و نحوه ارتباط او با شخص حقوقی را مطابق واقع تکمیل کنید.
- منشأ ادعا و اسناد را درج کنید: قراردادها، طرفین، زنجیره انتقال و مدارک شرکتی و نمایندگی را خوانا بارگذاری کنید.
- اطلاعات را نهایی کنید: نام شرکت، شناسه ملی، سهم مورد ادعا، نوع حق، نقشه و اسناد را یک‌بار دیگر با اصل مدارک تطبیق دهید.
- کد رهگیری را نگه دارید و اقدام بعدی را انجام دهید: ثبت ادعا پایان کار نیست؛ اقدام قانونی متناسب و درج گواهی آن باید طبق مقررات پیگیری شود.
راهنمای کامل صفحات سامانه در مقاله آموزش تصویری ثبت ادعا در سامانه کاتب در دسترس است.
وضعیت‌های خاص اشخاص حقوقی
تغییر مدیرعامل یا صاحبان امضا پس از ثبت ادعا
تغییر مدیر، مالک ادعا را عوض نمی‌کند؛ زیرا مدعی همچنان همان شخص حقوقی است. بااین‌حال شخصی که ادامه پیگیری را انجام می‌دهد باید سمت معتبر و ثبت‌شده خود را اثبات کند. آخرین تغییرات و مدارک نماینده جدید را نگه دارید و در اقدام ثبتی یا قضایی بعدی نیز سمت فعلی را ارائه کنید.
شرکت منحل یا در حال تصفیه
در این وضعیت باید معلوم شود چه شخصی طبق نوع شرکت، تصمیم انحلال و آخرین اطلاعات ثبت‌شده، اختیار اداره امور تصفیه و پیگیری دارایی‌های شرکت را دارد. مدیر سابق را صرفاً به دلیل سابقه مدیریت، نماینده فعلی فرض نکنید. وضعیت شرکت، مشخصات مدیر یا مدیران تصفیه و حدود اختیار آنان باید پیش از ثبت بررسی شود.
شعبه، شرکت مادر و شرکت وابسته
نام تجاری مشترک یا رابطه مدیریتی، مالکیت املاک را بین شرکت‌های یک گروه جابه‌جا نمی‌کند. شخص حقوقی‌ای باید مدعی باشد که قرارداد یا منشأ حق به او مربوط است. اگر سند به نام شرکت مادر ولی استفاده در اختیار شرکت وابسته است، ابتدا نوع حق هرکدام جدا شود.
شخص حقوقی خارجی یا شعبه شرکت خارجی
فرم سامانه بر شناسه ملی شخص حقوقی و اطلاعات موجود در پایگاه داخلی تکیه دارد. بنابراین درباره شرکت خارجی باید ابتدا بررسی شود آیا خود شرکت یا شعبه ثبت‌شده آن در ایران دارای شناسه و اطلاعات قابل شناسایی در پایگاه مربوط است و حق ملکی دقیقاً متعلق به کدام‌یک است. مدارک خارجی نیز ممکن است برای استفاده رسمی به ترجمه و تأییدات لازم نیاز داشته باشند؛ اقدام بدون بررسی هویت و اختیار نماینده می‌تواند با مانع سیستمی یا حقوقی روبه‌رو شود.
اشتباهات رایج شرکت‌ها هنگام ثبت ادعا
| اشتباه | پیامد احتمالی | روش درست |
|---|---|---|
| ثبت ادعا به نام مدیرعامل | تعارض میان مدعی سامانه و طرف واقعی قرارداد | شرکت را به‌عنوان مدعی و مدیر را به‌عنوان نماینده درج کنید. |
| اقدام با مدیران قدیمی | عدم شناسایی سمت یا ایراد به اختیار ثبت‌کننده | ابتدا آخرین اطلاعات ثبت‌شده و صاحبان امضا را اصلاح کنید. |
| بارگذاری فقط روزنامه رسمی | اثبات سمت بدون اثبات منشأ مالکیت | مدارک شرکتی و اسناد مربوط به حق ملکی را جداگانه ارائه دهید. |
| انتخاب تمام انواع مستندات | ایجاد فرم‌های اضافی و اطلاعات متعارض | فقط اسنادی را انتخاب کنید که واقعاً منشأ یا دلیل ادعا هستند. |
| حذف قراردادهای واسطه | ناقص‌ماندن زنجیره انتقال به شرکت | تمام حلقه‌های مؤثر و مشخصات طرفین را به ترتیب درج کنید. |
| ثبت چند درخواست تکراری | سردرگمی و تعارض در سوابق شرکت | ابتدا بخش پیگیری و امکان اصلاح درخواست قبلی را بررسی کنید. |
بعد از دریافت کد رهگیری چه باید کرد؟
کد رهگیری به معنی صدور سند یا اثبات قطعی مالکیت شرکت نیست. شخص حقوقی باید با توجه به وضعیت ملک، اقدام ثبتی یا قضایی لازم را در مهلت مقرر انجام دهد و گواهی اقدام را در سامانه درج کند. نوع دعوا یا درخواست ممکن است الزام به تنظیم سند رسمی، اثبات حق، پیگیری ثبتی یا اقدام دیگری باشد و از روی عنوان قرارداد به‌تنهایی قابل تعیین نیست.
برای انتخاب مسیر بعدی، مقاله بعد از ثبت ادعا در سامانه چه باید کرد؟ را بخوانید.
پرسش‌های متداول
آیا هر عضو هیئت‌مدیره می‌تواند ادعای شرکت را ثبت کند؟
خیر. طبق راهنمای سامانه، اقدام باید توسط بالاترین مقام یا صاحب امضایی انجام شود که اطلاعات او در پایگاه اشخاص حقوقی سازمان ثبت وجود دارد. عضویت در هیئت‌مدیره به‌تنهایی همیشه معادل حق امضا یا اختیار این اقدام نیست.
شناسه ملی شرکت را از کجا پیدا کنیم؟
شناسه ملی معمولاً در آگهی تأسیس، آگهی‌های تغییرات و مدارک رسمی شرکت درج شده است. پیش از ورود، شماره را با آخرین اطلاعات رسمی شخص حقوقی تطبیق دهید.
اگر مدیرعامل عوض شده ولی آگهی تغییرات صادر نشده باشد چه کنیم؟
ابتدا ثبت و انعکاس تغییرات را از طریق مرجع ثبت‌کننده پیگیری کنید. واردکردن نام مدیر جدید در پرونده ملکی، جای به‌روزرسانی پایگاه رسمی اشخاص حقوقی را نمی‌گیرد.
آیا مهر شرکت برای ثبت ادعا کافی است؟
خیر. مهر به‌تنهایی سمت و حدود اختیار دارنده آن را ثابت نمی‌کند. هویت شخص حقوقی، صاحب امضای مجاز و مدارک ایجاد حق ملکی باید جداگانه احراز شوند.
آیا وکیل دادگستری می‌تواند به نام شرکت اقدام کند؟
در صورت داشتن وکالت معتبر و اختیار کافی، نمایندگی حقوقی قابل طرح است؛ اما شناسایی فنی شخص حقوقی و نماینده در سامانه نیز باید ممکن باشد. بهتر است صاحب امضای ثبت‌شده ابتدا وضعیت ورود شرکت را کنترل کند.
اگر ملک به نام یکی از شرکا خریده شده ولی پول را شرکت داده باشد، مدعی شرکت است؟
صرف پرداخت وجه از حساب شرکت برای پاسخ قطعی کافی نیست. متن قرارداد، قصد طرفین، مصوبات شرکت، اسناد مالی، تحویل و سایر قرائن باید بررسی شود تا دارنده واقعی حق مشخص شود.
آیا ثبت ادعا باعث صدور سند مالکیت برای شرکت می‌شود؟
خیر. ثبت ادعا فقط ادعا و مدارک اولیه را در سامانه درج می‌کند. شرکت باید اقدام قانونی متناسب را پیگیری و گواهی آن را در سامانه ثبت کند.
مطالب مرتبط
پیش از ثبت، سمت نماینده و مالک واقعی حق را روشن کنید
در پرونده‌های شرکتی، یک اشتباه در نام مدعی، حق امضا یا زنجیره قراردادها می‌تواند پیگیری بعدی را دشوار کند. اسناد شرکت و ملک بهتر است پیش از ثبت نهایی با یکدیگر تطبیق داده شوند.
تماس با وکیلارسال درخواست مشاورهاین مطلب راهنمای عمومی است. احراز سمت، حدود اختیار نماینده و نوع اقدام بعدی باید بر اساس آخرین وضعیت ثبت‌شده شخص حقوقی و اسناد همان پرونده بررسی شود.