خطاهای سامانه ثبت ادعا و روش اصلاح اطلاعات؛ راهنمای رفع مشکل
راهنمای رفع مشکل در سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی
به‌روزرسانی: مرداد ۱۴۰۵اگر کد رهگیری نقشه پذیرفته نمی‌شود، اطلاعات ملک مغایرت دارد، مدارک بارگذاری نمی‌شود یا گزینه ثبت نهایی و گواهی اقدام در دسترس نیست، این راهنما مسیر بررسی و اصلاح را مرحله‌به‌مرحله توضیح می‌دهد.
ورود به سکوی کاتبدرخواست بررسی مدارکپاسخ کوتاه: هر مشکل در سامانه ثبت ادعا «خطای فنی» نیست. گاهی سامانه دقیقاً به‌دلیل ناقص‌بودن کد نقشه، مغایرت اطلاعات، احرازنشدن سمت نماینده، انتخاب نادرست نوع سند یا تکمیل‌نشدن یک فیلد اجباری اجازه ادامه نمی‌دهد. ابتدا باید مشخص شود مشکل از ارتباط و مرورگر است یا از اطلاعات حقوقی و ثبتی پرونده؛ سپس همان مرحله اصلاح شود.
ابتدا تشخیص دهید مشکل فنی است یا نقص اطلاعات
نشانه‌های مشکل فنی
صفحه سفید یا ناقص، قطع‌شدن ناگهانی ارتباط، بازنشدن دکمه‌ای که قبلاً فعال بوده، خطای موقت سرور یا بارگذاری‌نشدن صفحه بدون نمایش پیام مربوط به یک فیلد مشخص.
نشانه‌های نقص اطلاعات
پیام درباره کد رهگیری، فیلد اجباری، مغایرت نقشه، شناسه ملی، سمت نماینده، نوع مدرک، اطلاعات طرفین یا درخواست تکمیل یک فرم مشخص.
در خطای فنی، ابتدا از ذخیره‌شدن اطلاعات مرحله فعلی مطمئن شوید، تصویر پیام را نگه دارید، مرورگر را به‌روزرسانی کنید و در زمان دیگری دوباره وارد شوید. اما وقتی پیام به یک فیلد یا مدرک مربوط است، تعویض مرورگر مشکل حقوقی یا نقص داده را حل نمی‌کند.
| مشکل مشاهده‌شده | علت‌های محتمل | اقدام پیشنهادی |
|---|---|---|
| خدمت ثبت ادعا دیده نمی‌شود | ورود از مسیر اشتباه، کامل‌نبودن ورود یا اختلال موقت | از صفحه اصلی کاتب وارد بخش «قانون الزام» و سپس «ادعای مالکیت» شوید. |
| کد نقشه پذیرفته نمی‌شود | اشتباه تایپی، آماده‌نبودن نقشه، نبود مجوز استفاده یا ارتباط کد با درخواست دیگر | کد را از صفحه پیگیری نقشه بردارید و وضعیت نهایی نقشه و اشخاص مجاز را کنترل کنید. |
| اطلاعات نقشه اشتباه است | خطای نشانی، مساحت، موقعیت یا اطلاعات توصیفی ثبت‌شده توسط نقشه‌بردار | گزینه «نیاز به اصلاح» را انتخاب و مغایرت را دقیق و قابل بررسی بنویسید. |
| شخص حقوقی شناسایی نمی‌شود | قدیمی‌بودن اطلاعات مدیر یا صاحبان امضا در پایگاه اشخاص حقوقی | ابتدا اطلاعات شخص حقوقی را نزد مرجع ثبت‌کننده به‌روزرسانی کنید. |
| مدرک اضافه نمی‌شود | انتخاب‌نشدن نوع مدرک، فایل ناقص یا تکمیل‌نشدن فیلد اجباری | نوع مدرک و فایل را انتخاب و محدودیت نمایش‌داده‌شده برای قالب و حجم فایل را رعایت کنید. |
| مرحله بعد فعال نمی‌شود | باقی‌ماندن یک فیلد ستاره‌دار یا فرم وابسته به یکی از گزینه‌های انتخابی | از ابتدای همان صفحه تمام فیلدها و فرم‌های بازشده برای انواع مستندات را کنترل کنید. |
| گواهی اقدام دیده نمی‌شود | ادعا هنوز نهایی نشده یا ورود از بخش اشتباه | از فهرست ادعاهای نهایی‌شده وارد جزئیات همان ادعا و بخش گواهی اقدام شوید. |
مشکل ورود به کاتب یا مشاهده‌نشدن بخش ثبت ادعا
ثبت ادعا از سکوی کاتب انجام می‌شود. پس از ورود، باید بخش «قانون الزام» و خدمت «ادعای مالکیت» را انتخاب کنید. درخواست تهیه نقشه مسیر جداگانه‌ای در بخش «املاک و کاداستر» دارد؛ اشتباه‌گرفتن این دو بخش یکی از علت‌های سردرگمی کاربران است.
- نشانی را مستقیم و بدون استفاده از لینک‌های ناشناس باز کنید.
- اطمینان پیدا کنید ورود به حساب کاربری کامل شده است.
- اگر صفحه ناقص است، یک‌بار مرورگر را ببندید و دوباره وارد شوید.
- در صورت اختلال موقت، از ارسال چندباره فرم یا ساخت چند درخواست خودداری کنید.
- از پیام خطا، تاریخ و مرحله‌ای که در آن رخ داده تصویر بگیرید.
چرا کد رهگیری نقشه پذیرفته نمی‌شود؟
ثبت ادعای جدید پس از دریافت کد رهگیری نقشه آغاز می‌شود. اگر سامانه کد را نمی‌پذیرد، این موارد را به‌ترتیب بررسی کنید:
- کد را دستی حدس نزنید: آن را از پیام یا صفحه پیگیری درخواست نقشه بردارید و فاصله اضافی را حذف کنید.
- وضعیت نقشه را کنترل کنید: صرف ثبت درخواست تهیه نقشه به‌معنای آماده‌شدن کد نهایی نیست.
- شخص استفاده‌کننده را بررسی کنید: اگر نقشه برای چند نفر است، متقاضی باید در فهرست اشخاص مجاز استفاده از نقشه قرار گرفته باشد.
- ملک را تطبیق دهید: کد باید به همان ملکی مربوط باشد که برای آن ادعا ثبت می‌کنید.
- از نقشه‌بردار پیگیری کنید: اگر اطلاعات تکمیل نشده یا نقشه هنوز تأیید نشده است، ادامه کار باید از مسیر درخواست نقشه انجام شود.
اگر نشانی، مساحت یا اطلاعات نقشه مغایرت دارد چه کنیم؟
بعد از ورود کد، اطلاعات ثبت‌شده توسط نقشه‌بردار نمایش داده می‌شود. در این مرحله سامانه امکان تأیید نقشه یا اعلام «نیاز به اصلاح» را فراهم کرده است. تأیید عجولانه می‌تواند اطلاعات نادرست را وارد ادامه پرونده کند.
در توضیح اصلاح، عبارت کلی «نقشه اشتباه است» کافی نیست. بهتر است دقیقاً بنویسید کدام قسمت با چه مدرکی مغایر است؛ برای مثال اختلاف مساحت با قرارداد، اشتباه نشانی، جابه‌جایی محدوده یا مغایرت واحد، طبقه و سمت آپارتمان.
خطای اطلاعات مدعی، نماینده یا شخص حقوقی
اطلاعات هویتی قابل ویرایش نیست
وقتی گزینه «خودم» انتخاب می‌شود، اطلاعات بازیابی‌شده ممکن است غیرقابل ویرایش باشد. اگر نام یا اطلاعات پایه اشتباه است، نباید فرد دیگری را به‌عنوان مدعی انتخاب کرد؛ ابتدا باید منشأ اطلاعات هویتی اصلاح شود.
نماینده قانونی شناسایی یا تأیید نمی‌شود
در حالت نمایندگی، اطلاعات مدعی، نحوه ارتباط و مدرک نمایندگی اجباری است. وکالت‌نامه، قیم‌نامه، مدرک ولایت یا سند سمت باید با عنوان انتخاب‌شده و شخص مدعی تطابق داشته باشد.
شناسه ملی شرکت پذیرفته نمی‌شود
طبق سند راهنمای سامانه، ثبت ادعای اشخاص حقوقی باید توسط بالاترین مقام یا صاحب امضایی انجام شود که اطلاعات او در پایگاه اشخاص حقوقی سازمان ثبت وجود دارد. اگر سمت‌ها و صاحبان امضا به‌روز نیستند، ابتدا باید اطلاعات شرکت نزد مرجع ثبت‌کننده اصلاح شود.
مشکل انتخاب و بارگذاری مدارک
در فرم افزودن مدرک، انتخاب «نوع مدرک» و «فایل مدرک» اجباری است. همچنین به‌ازای هر نوع مستندی که در مرحله تعیین منشأ ادعا علامت می‌زنید، فرم مربوط به آن باز می‌شود و باید فیلدهای ستاره‌دار آن تکمیل شود.
اگر دکمه ثبت یا مرحله بعد فعال نمی‌شود:
- از ابتدای صفحه بررسی کنید فیلد ستاره‌داری خالی نمانده باشد.
- برای هر سند انتخاب‌شده، فرم همان سند را کامل کنید.
- نوع مدرک را پیش از انتخاب فایل تعیین کنید.
- فایل خوانا و کامل باشد و صفحات امضا و پیوست‌های مؤثر حذف نشده باشد.
- محدودیت حجم و قالبی را که خود سامانه هنگام بارگذاری نمایش می‌دهد رعایت کنید.
- نام فایل را کوتاه و روشن انتخاب کنید و از نشانه‌های غیرضروری در نام آن بپرهیزید.
اشتباه در قرارداد، خریداران و زنجیره انتقال
در فرم مبایعه‌نامه یا قولنامه، ثبت مشخصات قرارداد، خریداران، فروشندگان و فایل مستندات لازم است. اگر فروشنده مستقیم مدعی، مالک رسمی نیست، حذف قراردادهای واسطه باعث می‌شود ارتباط مدعی با منشأ مالکیت روشن نباشد.
| وضعیت | اشتباه رایج | روش تکمیل |
|---|---|---|
| خرید مستقیم از مالک رسمی | ثبت‌نکردن مشخصات کامل فروشنده یا قرارداد | مشخصات طرفین و سند ایجاد حق را کامل و هماهنگ وارد کنید. |
| چند قولنامه متوالی | بارگذاری فقط آخرین قولنامه | حلقه‌های انتقال و اشخاص هر قرارداد را به ترتیب قابل پیگیری ثبت کنید. |
| مالکیت ناشی از ارث | انتخاب صرف مبایعه‌نامه بدون مدارک وراثت | گواهی انحصار وراثت و اسناد مرتبط با متوفی و ملک را متناسب با پرونده درج کنید. |
| اقدام توسط وکیل یا نماینده | ثبت قرارداد مالکیت بدون مدرک سمت | علاوه بر سند منشأ حق، مدرک معتبر نمایندگی را در قسمت مربوط بارگذاری کنید. |
اشتباه در سابقه اقدامات قبلی و تصرف
اگر قبلاً در دادگاه، اداره ثبت، هیئت تعیین تکلیف یا مرجع دیگری اقدام کرده‌اید، گزینه «داشته‌ام» را انتخاب و اطلاعات واقعی پرونده را وارد کنید. انتخاب «نداشته‌ام» برای عبور سریع از مرحله، سابقه موجود را از بین نمی‌برد و ممکن است بعداً باعث مغایرت شود.
در بخش سابقه تصرف نیز وضعیت واقعی را اعلام کنید. تصرف، مالکیت و حق قراردادی سه مفهوم یکسان نیستند؛ ممکن است شخص مالک یا خریدار باشد ولی ملک در تصرف دیگری قرار داشته باشد. پاسخ باید مطابق واقع باشد و نباید برای هماهنگ‌کردن ظاهری فرم، وضعیت تصرف تغییر داده شود.
ثبت نهایی انجام نمی‌شود یا اطلاعات نیاز به اصلاح دارد
در صفحه بازبینی نهایی، تمام اطلاعات ملک، نقشه، مدعی و مدارک نمایش داده می‌شود. اگر خطا پیش از ثبت نهایی مشاهده شد، با گزینه «مرحله قبل» به بخش مربوط برگردید و اصلاح کنید.
اگر ثبت نهایی انجام شده است، ابتدا از صفحه پیگیری ادعا وضعیت پرونده و گزینه‌های موجود مانند مشاهده جزئیات یا «اصلاح ادعا» را بررسی کنید. امکان و دامنه اصلاح ممکن است به وضعیت همان پرونده بستگی داشته باشد. بدون بررسی پرونده قبلی، ادعای جدید و تکراری ایجاد نکنید.
کد رهگیری یا گواهی درج ادعا نمایش داده نمی‌شود
پس از ثبت موفق، کد یکتای رهگیری و گواهی درج ادعا ایجاد می‌شود. اگر صفحه ناگهان بسته شد یا نتیجه روشن نیست، پیش از ثبت مجدد به بخش پیگیری ادعاهای قبلی بروید و وضعیت همان درخواست را کنترل کنید. ممکن است ثبت انجام شده باشد اما صفحه نتیجه کامل نمایش داده نشده باشد.
- صفحه پیگیری ادعاهای قبلی را باز کنید.
- تاریخ و مشخصات ملک را با درخواست اخیر تطبیق دهید.
- وضعیت ادعا را بررسی و در صورت نهایی‌شدن، گواهی را دریافت کنید.
- کد رهگیری و فایل گواهی را در دو محل امن نگهداری کنید.
- اگر هیچ سابقه‌ای ایجاد نشده، تصویر خطا و زمان ثبت را برای پیگیری نگه دارید.
مشکل درج گواهی اقدام
گواهی اقدام از داخل ادعای نهایی‌شده ثبت می‌شود. در فرم مربوط، مرجع اقدام، شماره و تاریخ پرونده یا گواهی، تاریخ تشکیل پرونده، نشانی کامل مرجع و مدرک اقدام درج می‌شود.
اگر گزینه گواهی اقدام دیده نمی‌شود، ابتدا نهایی‌شدن ادعا را کنترل کنید. اگر فرم باز می‌شود ولی ثبت انجام نمی‌شود، فیلدهای اجباری و مدرک اقدام را بررسی کنید. مهم‌تر از تکمیل فنی فرم، این است که اقدام انجام‌شده واقعاً متناسب با وضعیت حقوقی ملک باشد.
برای تشخیص نوع اقدام، مقاله بعد از ثبت ادعا در سامانه چه باید کرد؟ را بخوانید.
اگر سامانه دچار اختلال موقت شد چه اطلاعاتی نگه داریم؟
- تصویر کامل پیام خطا و نشانی صفحه
- تاریخ و ساعت تقریبی بروز مشکل
- مرحله‌ای که در آن خطا رخ داده است
- شماره درخواست نقشه یا کد رهگیری، بدون انتشار عمومی آن
- نام مرورگر و دستگاه مورد استفاده
- وضعیت ثبت‌شده در صفحه پیگیری درخواست‌های قبلی
اطلاعات هویتی، کد ملی، شماره تماس، کد رهگیری، نشانی دقیق ملک و تصویر اسناد را در شبکه‌های اجتماعی یا برای اشخاص ناشناس ارسال نکنید. برای دریافت راهنمایی، فقط قسمت غیرمحرمانه پیام خطا را ارائه دهید.
پرسش‌های متداول
آیا برای هر خطا باید ادعای جدید ثبت کنیم؟
خیر. ابتدا وضعیت درخواست قبلی و امکان اصلاح همان ادعا را بررسی کنید. ایجاد ادعای تکراری ممکن است باعث سردرگمی یا تعارض اطلاعات شود.
اگر نقشه‌بردار اطلاعات را اشتباه وارد کرده باشد چه کنیم؟
در مرحله بازبینی، گزینه نیاز به اصلاح را انتخاب و مغایرت را دقیق بنویسید تا از مسیر سیستم برای نقشه‌بردار ارسال شود.
چرا بعد از انتخاب چند مدرک، فرم‌های زیادی باز می‌شود؟
برای هر نوع مستند انتخاب‌شده، فرم مرتبط ظاهر می‌شود و فیلدهای اجباری آن باید تکمیل شود. مواردی را انتخاب کنید که واقعاً منشأ ادعا یا مدرک پرونده شما هستند.
آیا می‌توان اطلاعات هویتی بازیابی‌شده را در فرم تغییر داد؟
برخی اطلاعات به‌صورت سیستمی و غیرقابل ویرایش نمایش داده می‌شوند. در صورت اشتباه، باید منبع اصلی اطلاعات اصلاح شود و نباید شخص دیگری جایگزین مدعی واقعی شود.
اگر بعد از ثبت نهایی متوجه اشتباه شویم چه کنیم؟
از صفحه پیگیری ادعا، وضعیت پرونده و گزینه اصلاح ادعا را بررسی کنید. امکان اصلاح به مرحله و وضعیت پرونده بستگی دارد؛ بدون بررسی، درخواست تکراری نسازید.
آیا ثبت کد رهگیری به‌تنهایی مشکل حقوقی ملک را حل می‌کند؟
خیر. ثبت ادعا و دریافت کد رهگیری موجد مالکیت نیست. اقدام ثبتی یا قضایی متناسب باید در مهلت قانونی انجام و گواهی آن درج شود.
مطالب مرتبط
خطا را با تغییر اطلاعات واقعی پنهان نکنید
اگر مشکل سامانه به نوع حق، زنجیره قراردادها، سمت نماینده یا اقدام قانونی بعدی مربوط است، بهتر است پیش از ثبت نهایی اسناد پرونده بررسی شود.
تماس با وکیلارسال درخواست مشاورهاین مطلب راهنمای عمومی است. شیوه اصلاح، نوع اقدام و آثار حقوقی هر خطا باید با توجه به وضعیت همان پرونده و آخرین تغییرات سامانه بررسی شود.